С КАКВО СЕ ЗАНИМАВАТ УПРАВИТЕЛ И ОФИС МЕНИДЖЪРИ НА ДЕНТАЛНО СТУДИО

Работата в екип е особено и трудно нещо. Почти всеки човек го знае от собствен опит. Но често пъти не се замисляме каква организация стои зад това, което виждаме – без значение дали говорим за организация на концерт или дентална услуга.

Споменаваме концерт, именно защото, ако трябва да отъждествим работата в екип, симфоничните оркестри са едно от най-точните сравнения.

Дори и концертмайсторите не могат без план и организация.

Ако приемем, че лекарите по дентална медицина са концертмайсторите, тоест първите цигулки, то за да могат те виртуозно да възраждат здравата и красива усмивка на пациентите, преди това трябва да има композитор и диригент… иначе, както и в музиката се получава какофония.  

Д-р Ани, Жени и Дени – двигател с вътрешно горене.

В Дентално студио д-р Димитрови зад кадър, но с важна роля за организацията и качеството на предлаганите услуги, стои д-р Ани Димитрова – управител на студиото… и „композитор“. А нейни десни ръце, в ролята на „диригенти“ са усмихнатите и винаги готови да помогнат и съдействат офис мениджъри – Жени и Дени.

Управител = композитор

Д-р Димитрова носи в себе си зъболечението и грижата за здравето на пациента въпреки, че след 25 години работа като дентален лекар взима решението да не практикува професията активно. Заедно с д-р Димитров изграждат денталната практика такава каквато е днес от кота 0. Д-р Ани припознава денталното студио като третото им дете и не спира да се грижи и радва на успехите в професионален план.

Та каква е всъщност главната задача на „композитора“?

Да „композираш“ за оркестър от професионалисти не е проста задача.

Като управител на Дентално студио д-р Димитрови, д-р Ани задава общата визия, посоката и ценностите на практиката и на целия екип. Сплотеният и припознаващ визията екип работи в синхрон, като гарантира високото ниво на качество на услугите и преживяването в студиото. Една от основните задачи на Ани в ролята на управител е да съумее да въвлече екипа да споделя същите ценности, визия и мисия, за да се движат всички заедно в една посока. И тъй като в Дентално студио д-р Димитрови залагаме на 5 звездно обслужване (да, и при зъболекарите звездите са важни), именно управителят комуникира към екипа какво отношение се изисква от тяхна страна и следи дали всички са ангажирани в изпълнението на основните цели и задачи.

Управителят на денталното студио следи и за удовлетвореността на пациентите - набелязва и след това прилага мерки, ако има нужда от промяна в някоя от процедурите, протоколите или отношението на членове от екипа.

Офис мениджър = диригент

Когато говорим за офис мениджърите, първо трябва да направим едно важно уточнение. Това не са секретарки и малко по-нататък ще стане ясно защо е така и по-скоро ги сравняваме с „диригенти“.

Да организираш какофонията в симфония.

Да започнем от там, че обичайно диригентът е един, но в Дентално студио д-р Димитрови имаме двама. Защо? Защото когато размерът на денталната практика надхвърли един дентален лекар + един асистент, вече се натрупва много административна работа, която екипът лекар-асистент не може да свърши. Тяхната основна задача е грижата и лечението на зъбите на пациентите. В повечето случаи не остава никакво време да се занимават с административни задачи, а и не там е силната им страна. Появява се необходимостта от административно обслужване на практиката, което да се случва от обучени и компетентни офис мениджъри.

Тяхната ежедневна и най-важна работа е комуникацията с Вас - нашите настоящи и бъдещи пациенти. Може да ви звучи странно, но именно човекът, с който първо създавате контакт е най-важен за един успешен зъболекарски кабинет. В световен план пазарите са пренаситени от стоки и услуги във всяка една сфера. Но все по-често бизнесите се харесват на своите клиенти на емоционално ниво – как и колко бързо сте бил обслужен/а, колко време сте чакал/а преди някой да ви вдигне телефона, получил/а ли сте аргументирани и задоволителни отговори на вашите въпроси и т.н. Офис мениджърът или рецепционистът (според размерите и нуждите на практиката) е именно този човек, който трябва да приведе в изпълнение зададеното от „композитора“. 

Добре е да имаш супергерои в отбора.

В конкретния случай, Жени и Дени са нещо като всички супергерои от комиксите, но събрани в тялото на Жената Чудо (даже две). Те трябва да се справят едновременно с потвърждения на часове, да управляват записаните посещения и графика на всички дентални лекари, асистенти и други членове на екипа, да отговарят на телефонните обаждания, да поддържат контакт със зъботехническата лаборатория, да правят заявки за материали, да приемат и завеждат доставките в склада, да приемат дължимите плащания, да изпълняват указанията на управителя на клиниката - да извършват различни справки, подготвят отчети, проучвания, презентации, административно обслужване на командировките на лекарите, обученията им и какво ли още не…

Но въпреки всички ежедневни задължения на офис мениджърите в Дентално студио д-р Димитрови, най-важна си остава връзката им с пациентите. Като се започне с отговарянето на телефонните обаждания при първия досег на пациентите с практиката и се стигне до обажданията след приключило вече лечение, за да разберат как се чувства пациентът, всичко наред ли е, може ли вече да се храни добре и доколко е удовлетворен от лечението и крайния резултат. Офис мениджърът е първото лице или по-скоро първата усмивка, която посреща новите пациенти в Дентално студио д-р Димитрови и той е човекът за връзка с клиниката и след приключване на лечението. При нас офис мениджърите могат да отговорят и на част от медицинските въпроси, които вълнуват пациентите или пък да планират разговор с дентален лекар при желание или нужда от страна на пациента.

Денталните офис мениджъри са запознати с целия план на лечение на всеки пациент, етапът, на който се намира, кога и колко ще продължи следващото посещение и каква сума ще бъде необходимо да се заплати.

Жени и Дени – усмивки на първа линия, но и зад завесата.

Втората по важност задача на денталните офис мениджъри Жени и Дени е да изготвят работните графици на екипа на студиото. Може да звучи фасулска работа да се изготви работен график за трима лекари и четири дентални асистента, но…. ето какво трябва Жени и Дени да имат предвид, когато планират:

Коя манипулация колко време изисква;

Планиране на обедни почивки в точно определен час за презареждане на „батериите“ и отдих, така че екипът да бъде фокусиран и отдаден на всеки следващ пациент;

Планиране на времето, така че процесите да се движат гладко, пациентите да бъдат поканени точно навреме в часа им;

Предвиждане колко време ще е необходимо на асистентите и хигиениста да почистят, дезинфекцират и подготвят кабинетите щателно, за всеки следващ пациент, за да имат лекарите достатъчно време и комфорт да завършат манипулациите, които са били планирани.

Както сами се убедихте, зад кулисите на Дентално студио д-р Димитрови кипи много работа извън пряката – лечение на усмивки.

На всички Вас, стигнали до тук в четенето – благодарим сърдечно за вярата в нашата ежедневна мисия – да влагаме цялата си страст и любов, за да ви предложим едно различно и приятно преживяване, за да се наслаждавате на удоволствието от вкусната храна, откритото общуване и свободата да се усмихвате широко!